Produktifkan Kerja Kumpulan Dari Rumah Dengan Aplikasi Trello, Slack, Zoom, Dropbox

Produktifkan Kerja Kumpulan Dari Rumah Dengan Aplikasi Trello, Slack, Zoom, Dropbox

Sejak dari awal tahun ni, saya dah setup team bisnes saya untuk berkerja secara remote dimana masing-masing work from home je. Bila masuk musim lockdown, team saya Alhamdulillah dah ready sebab dah memang berbulan buat kerja work from home. Sampai sekarang pun masih lagi work from home.

Macam mana saya pastikan produktivity level tinggi dan kerja boleh berjalan macam apa yang diharapkan?

Saya menggunakan tools online atau web based apps untuk pastikan saya boleh jalankan bisnes dengan baik dan mudah.

So, ini strategi saya..

* Gunakan Trello untuk track segala task

Kalau staff dekat ofis, boleh la bagi task dan monitor depan-depan. Tapi kalau dia kat rumah dia, macam mana kita nak monitor depan-depan kan? So kena guna task management tools. Saya dah pernah guna yang power macam Asana, kemudian FB workplace tapi last-last guna Trello balik. Sebab senang nak visualize mengikut card dan ada banyak automation, dan apps boleh sync. Yang ni boleh guna free je.

* Gunakan Slack untuk communication

Saya tau ramai orang guna Whatsapp group untuk communicate dengan team. Ada juga yang guna Telegram. Tapi bila dah pakai Slack, lagi senang. Ibarat kita ada whatsapp dan Telegram kita sendiri. Lepas tu ada banyak apps, reminder, yang boleh sync dan guna terus dengan dalam channel-channel slack tu. Saya sync kan Zoom meeting, Trello, google calendar, semua dalam tu senang nak manage. Dia boleh auto semua. Yang ni pun free je yang saya guna. 

* Meeting guna Zoom

Sebelum Zoom famous, honestly saya guna Skype untuk meeting dengan team. Tapi lepas Zoom ni nama dia naik mencanak masa Covid, saya pun try la. Rasanya server dia lagi baik dari Skype. Jadikan video kita tu tak ada lag (sangat) dan easy to use. Selain tu, dia boleh sync dengan Google calendar, dan jugak Slack. Yang ni free untuk 45 minit tapi saya bayar sebab meeting selalunya sejam or sejam lebih.

* Penulisan untuk team guna Dropbox Paper

Kalau kita buat penulisan macam artikel atau copywriting bersama team kita ke, macam nak update product features, benefits semua tu, saya biasa buat dengan team. Kadang-kadang saya betulkan diorang, kadang-kadang diorang betulkan saya. So saya buat content tu guna Dropbox paper. Team member kita boleh sambung-sambung apa yang kita tulis. Senang kerja kan? Jadi takdela tulis kat whatsapp, reply n kita sambung tulis. Tak tersusun. Ni pun free jugak.

* Storage guna Dropbox

Dulu-dulu masa kat ofis, saya akan beli hard disk banyak-banyak so staff guna la untuk simpan grafik ke, file ke, video ke. Tapi lepas ada yang hilang, ada yang buat harta sendiri, so saya beralih kepada Dropbox untuk simpan semua. Yang ni mahal sket la tapi berbaloi. Staf saya tak kira dimana mereka berada, masing-masing boleh access fail company. Senang cerita.

Saya kira ni adalah 5 tools yang basic must have untuk bisnes-bisnes yang kerjanya dari rumah sahaja. Tak perlu masuk ofis macam saya.

Staff saya jumpa bila perlu saja. Tapi interview staff baru, briefing awal-awal tu biasanya saya jumpa bagi yang dekat Klang Valley. Bagi yang duduk jauh tu, akan Zoom berkali-kali jugak awal-awal tu untuk pastikan mereka benar-benar faham.

Lagi satu, bila kita dah work from home ni, saya tak suka pakai time tracker. Dulu ada pakai tapi sekarang tak la sejak beralih kepada macro manage. Kita fokus pada result je. Proses tu lantakla. So tak pening kepala.

Harap dengan perkongsian ni, boleh membantu usahawan lain yang kerja/bisnes dari rumah atau yang nak setup team work from home.

Selamat berjaya!

Boleh kongsikan sekali apps apa yang anda gunakan tapi tak ada dalam list kat atas tu?

Kredit 

#AmmarZahar

#NotaIlmuPilihan 

#MalaysiaMembaca 

Join Channel Telegram 👇 

t.me/NotaIlmuPilihanAdleazme

t.me/NotaIlmuBisnesPilihanAdleazme